Geschäftsordnung des Vorstandes des Deutschen Fernschachbundes (BdF)

(genehmigt von der Mitgliederversammlung 2023)

Präambel

Die Satzung des Deutschen Fernschachbundes e. V. (BdF) legt fest, dass sich der Vorstand eine Geschäftsordnung gibt, in der die Aufgabenbereiche durch Funktionspläne geregelt sind. Diese Geschäftsordnung kommt dem Verlangen der Satzung nach und sorgt darüber hinaus für eine möglichst reibungslose Organisation und Kommunikation innerhalb des Vorstandes.

§ 1 Allgemeines

(1) Die Mitglieder des Vorstands führen die Geschäfte des Deutschen Fernschachbundes e. V. (BdF) nach Maßgabe der Gesetze, der Satzung und der Geschäftsordnung.

(2) Der Vorstand bestellt übrige Mitglieder des Deutschen Fernschachbundes e. V. (BdF), insbesondere auch Turnierleiter, zur Erledigung der Vereinsbelange, wenn und soweit dies erforderlich ist, wobei er eine allgemeine und fachliche Qualifikation des zu bestellenden Mitglied voraussetzt.

§ 2 Entscheidungen des Gesamtvorstands

(1) Der Vorstand entscheidet in seiner Gesamtheit über die grundsätzlichen Belange des Deutschen Fernschachbundes e. V. (BdF) sowie

1. in Angelegenheiten, für die das Gesetz, die Satzung oder die Geschäftsordnung eine Entscheidung durch den Gesamtvorstand vorsehen,
2. über die Einberufung der ordentlichen und unter Umständen außerordentlichen Mitgliederversammlung, über Anträge und Vorschläge des Vorstands zur Beschlussfassung durch die Mitgliederversammlung sowie über deren Tagesordnung nach § 7 der Satzung,
3. über die Streichung oder den Ausschluss eines Mitglieds nach § 4 der Satzung.

(2) Der Gesamtvorstand kann einzelne Vorstandsmitglieder oder ein nach § 1 Abs. 2 bestelltes Mitglied mit der Umsetzung der Beschlüsse und der Ausführung von Maßnahmen beauftragen, die dem Gesamtvorstand obliegen.

§ 3 Vertretung und Geschäftsverteilung des Vorstandes

(1) Die gerichtliche und außergerichtliche Vertretung des Deutschen Fernschachbundes e. V. (BdF) durch den Präsidenten und den Geschäftsführer erfolgt im gegenseitigen Benehmen. Kann dieses nicht hergestellt werden, unterliegt die fragliche Angelegenheit der Beschlussfassung des Gesamtvorstandes, sofern sie nicht nur von nachrangiger Bedeutung ist.

(2) Der Präsident repräsentiert den Verein nach außen und innen. Ihm obliegen alle Entscheidungen zur Repräsentation, soweit sie nicht dem Gesamtvorstand vorbehalten oder anderen Vorstandsmitgliedern ausdrücklich zugewiesen sind.

(3) Der Schatzmeister erfüllt die Aufgaben nach § 9 der Satzung. Über zu tätigende Ausgaben entscheidet er im Rahmen seiner Budgetverantwortung allein, soweit nicht

1. dem Gesamtvorstand oder anderen Vorstandsmitgliedern oder nach § 1 Abs. 2 der Satzung bestellten Mitgliedern ausdrücklich die Entscheidung nach Art und Höhe der Ausgabe übertragen ist,
2. der Gesamtvorstand eine abweichende Entscheidung trifft.

Der Schatzmeister entscheidet ferner über die Stundung und den Erlass von Mitgliedsbeiträgen nach § 5 der Satzung. Sofern die Entwicklung der Einnahmen hinter den Ausgaben zurückbleibt und das Eintreten eines Liquiditätsengpasses droht, erlässt der Schatzmeister unter Darlegung der Umstände eine Ausgabesperre. Diese führt bis zu ihrer Aufhebung zum Wegfall aller eigenen Ausgabeermächtigungen der übrigen Vorstandsmitglieder und der nach § 1 Abs. 2 der Satzung bestellten Mitglieder. Die Angelegenheit ist der nächsten Mitgliederversammlung mit einem Beschlussvorschlag zur Entscheidung vorzulegen.

(4) Der Schatzmeister wird bei seiner Verhinderung vertreten durch den Präsidenten oder auf Beschluss des Gesamtvorstandes durch ein anderes Vorstandsmitglied, soweit im Einzelfall keine abweichende Regelung getroffen wird.

(5) Die Zuständigkeiten der übrigen Vorstandsmitglieder im Innen- und im Außenverhältnis des Vereins werden vom Gesamtvorstand bestimmt. Der mit einem Vorstandsamt verbundene Wesensgehalt darf dabei, außer in den Fällen des § 4 Abs. 4, gegen den Willen des betroffenen Vorstandsmitglieds nicht eingeschränkt werden.

(6) Die weitere Aufgabenverteilung, die Vertretungsregelungen und Handlungsvollmachten der Vorstandsmitglieder ergeben sich aus dem Geschäftsverteilungsplan, der als Anlage Bestandteil dieser Geschäftsordnung ist.

§ 4 Geschäftsführung einzelner Mitglieder des Vorstands

(1) Im ausdrücklich übertragenen Aufgabenbereich ist jedes Mitglied des Vorstands allein geschäftsführungsbefugt. Der Vorstand erstellt und pflegt einen Geschäftsverteilungsplan, der die Aufgaben und Handlungsvollmachten für die Vorstandsmitglieder enthält. Der Präsident und der Geschäftsführer sind laufend über alle wesentlichen Angelegenheiten des Vereins sowie auf sein Verlangen auch über einzelne Angelegenheiten zu unterrichten.

(2) Sachverhalte, die für den Verein von außergewöhnlicher Bedeutung sind, insbesondere solche mit denen ein außergewöhnliches wirtschaftliches Risiko verbunden ist, bedürfen der vorherigen Zustimmung des Gesamtvorstands.

(3) Die Mitglieder des Vorstands erledigen ihre Aufgaben nach den Grundsätzen einer unterstützenden Zusammenarbeit, ein Ressortdenken wird ausgeschlossen. Bei der Aufgabenerledigung wird mindestens darauf geachtet, dass anderen Vorstandsmitgliedern und nach § 1 Abs. 2 bestellten Mitgliedern die Aufgabenerfüllung nicht erschwert oder unmöglich gemacht wird. Sofern Standards für Arbeitsmittel, Software etc. zur Förderung einer unterstützenden Zusammenarbeit festzulegen sind, erfolgt dies durch Beschluss des Gesamtvorstandes. Unstimmigkeiten und Streitfälle zwischen Vorstandsmitgliedern untereinander und mit nach § 1 Abs. 2 bestellten Mitgliedern entscheidet der Gesamtvorstand durch Beschluss.

(4) Kommt ein Vorstandsmitglied den sich aus dem Amt ergebenden Pflichten nicht oder wesentlich nicht nach, so stellt dies der Gesamtvorstand durch Beschluss fest. Die vom betroffenen Vorstandsmitglied nicht oder nicht den Anforderungen entsprechend wahrgenommenen Aufgaben werden vorläufig anderen Vorstandsmitgliedern zur Erledigung übertragen. Die Angelegenheit ist der nächsten Mitgliederversammlung mit einem Beschlussvorschlag zur Entscheidung über den Beschluss des Gesamtvorstandes vorzulegen. Für den zwischen den Beschlüssen des Vorstands und der Mitgliederversammlung liegenden Zeitraum ruhen alle Ansprüche des betroffenen Vorstandsmitglieds auf Erstattung der Auslagen und die Gewährung einer Ehrenamtspauschale im Sinne von § 8 der Satzung.

(5) Für einen satzungsgerechten Einsatz und im Rahmen des übertragenen Aufgabenkreises darf jedes Vorstandsmitglied Ausgaben bis zu 150 Euro im Einzelfall bzw. 450 Euro im Quartal ohne vorherige Rücksprache mit dem Schatzmeister verfügen. In den übrigen Fällen ist das vorherige Einverständnis des Schatzmeisters einzuholen. Für Ausgaben des Schatzmeisters selbst übernimmt dessen Aufgabe nach dieser Bestimmung der Präsident. In Eilfällen kann das Einverständnis nachgeholt werden; ob ein Eilfall vorgelegen hat, beurteilt in Streitfällen der Gesamtvorstand, der dann zugleich über die Übernahme der Ausgabe auf Vereinsmittel entscheidet.
Beschaffungen, die der Arbeit eines Vorstandsmitgliedes dienen sollen, bedürfen der vorherigen Zustimmung des Schatzmeisters ab einer Ausgabenhöhe von 50 Euro.

§ 5 Vorsitzender des Vorstands

(1) Der Präsident ist Vorsitzender des Vorstandes. Er leitet dessen Sitzungen und bestimmt die Reihenfolge der Behandlung der Gegenstände der Tagesordnung.

(2) Als Vorsitzender des Vorstands kann der Präsident Widerspruch gegen Geschäftsführungsmaßnahmen von Vorstandsmitgliedern einlegen. Macht er von diesem Widerspruchsrecht Gebrauch, muss die Geschäftsführungsmaßnahme unterbleiben. Die abschließende Entscheidung über die Maßnahme trifft der Gesamtvorstand.

§ 6 Besondere Aufgaben des Geschäftsführers

(1) Der Geschäftsführer bereitet den Beschluss über die Tagesordnung für die Mitgliederversammlung nach § 2 Abs. 1 Nr. b im Benehmen mit dem Präsidenten vor. Hierzu nimmt er die Vorschläge der Vorstandsmitglieder und der Vereinsmitglieder, die ihre Pflichten nach der Satzung des Vereins vollumfänglich erfüllt haben, entgegen.

(2) Der Geschäftsführer beruft die Vorstandssitzungen nach § 8 der Satzung im Benehmen mit dem Präsidenten ein und trägt die Verantwortung für die Organisation. Die Vorschläge zur Tagesordnung nimmt er von den Vorstandsmitgliedern entgegen und stellt die Tagesordnung im Benehmen mit dem Präsidenten auf.

(3) Der Geschäftsführer fertigt das Protokoll über die Vorstandssitzung und unterzeichnet dieses zusammen mit dem Präsidenten gemäß § 6 der Satzung. Er sorgt für die Verteilung des unterzeichneten Protokolls in Kopie an die übrigen Vorstandsmitglieder und die Veröffentlichung in den Publikationsmedien nach § 14 der Satzung. Bei der Veröffentlichung sind Angelegenheiten aus einem nicht-öffentlichen Sitzungsteil im Sinne des § 7 Abs. 5 vorab zu entfernen.

(4) Der Geschäftsführer leitet Beschlüsse und Entscheidungen des Vorstands an die hiervon Betroffenen weiter.

(5) Dem Geschäftsführer obliegt die allgemeine Geschäftsführung für §§ 11 und 12 der Satzung; er unterstützt den Ehrenrat (§ 13 der Satzung) bei dessen Aufgabenwahrnehmung.

§ 7 Sitzungen und Beschlüsse

(1) Die Beschlüsse des Vorstandes werden in Präsenzsitzungen, in Online-Sitzungen oder im Umlaufverfahren in Textform gefasst. Angelegenheiten, die aufgrund ihrer Bedeutung oder Natur zwingend einer persönlichen Aussprache bedürfen, werden ausschließlich in Präsenzsitzungen beschlossen.

(2) Die Vorstandssitzungen werden vom Geschäftsführer im Einvernehmen mit dem Präsidenten einberufen (§ 8 der Satzung). Er hat diese mindestens ein Mal pro Kalenderjahr zu einem mit allen Vorstandsmitgliedern abgestimmten Termin einzuberufen. Kommt es nicht zu einem einvernehmlichen Terminvorschlag, setzen der Präsident und der Geschäftsführer gemeinsam einen Termin fest, der von den meisten Vorstandsmitgliedern als geeignet anerkannt worden war. Eine Einberufungsfrist von mindestens 10 Tagen ist in diesem Fall einzuhalten. Spätestens mit der Einberufung ist die Tagesordnung bekannt zu geben.

(3) Alle Vorstandsmitglieder sind berechtigt, nicht in Präsenz- oder Online-Sitzungen zu behandelnde Beschlussangelegenheiten eigenständig einzuleiten.

(4) Die Beschlussfähigkeit und die Folgen einer Stimmengleichheit bei Abstimmungen ergeben sich aus § 8 der Satzung. Geht eine Beschlussunfähigkeit auf das schuldhafte Verhalten eines Vorstandsmitglieds zurück, verliert es den Anspruch auf die Erstattung eventueller Auslagen aus Anlass der jeweiligen Sitzung.

(5) Das nach § 6 der Satzung über jede Sitzung des Vorstands zu fertigende Protokoll muss den Ort, den Tag der Sitzung, die Teilnehmer, die Tagesordnung und den Inhalt der Beschlüsse des Vorstands enthalten. Angelegenheiten, die aufgrund eines Vertraulichkeitsgebotes nicht der Öffentlichkeit bekannt gegeben werden dürfen (z.B. vom Datenschutz erfasste Angelegenheiten, besondere Vereinsinterna) werden in einem besonderen Teil des Protokolls, einem nicht-öffentlichen Teil, erfasst.

§ 8 Abschlussbestimmungen

(1) Änderungen der Geschäftsordnung werden vom Vorstand mit einfacher Mehrheit beschlossen. Diese treten jeweils nach einer Genehmigung der nächsten Mitgliederversammlung in Kraft.

(2) Die Geschäftsordnung tritt mit Genehmigung der Mitgliederversammlung vom 12.08.2023 in Kraft.